Ошибки ведения складского учета в iiko

Не указывается базовая единица измерения

Во время создания карточки товара обязательно нужно указывать базовую единицу измерения. Она является основной единицей измерения и используется во всех техкартах и документах.

Если за единицу измерения товара применяются не килограммы, а, например, штуки, то нужно дополнительно указать вес одной базовой единицы. Это делается в поле “Суммарный фактический выход на 1 норму закладки (вес 1 единицы измерения)”. По умолчанию это поле имеет нулевое значение, а если его не изменить, вхождение этого товара в техкартах по весу брутто будет оставаться нулевым.

Незаполненный вес одной единицы не считается ошибкой, когда товар при списании не должен добавлять вес блюду. Например, бумажный стаканчик для кофе.

Ошибки при заведении приходных накладных

При заведении приходной накладной товар можно указывать как в базовых единицах измерения, так и с помощью фасовок, указанных на товаре.

Часто сотрудники меняют в накладных единицу измерения и начинаются расхождения, так как они не обращают внимание на уже указанные значения.

Например, ресторан получил 2 банки маслин по 720 грамм. Фактический вес в базовых единицах измерения - 1,1 кг. Себестоимость одной банки - 816 рублей. Сотрудник во время приемки решил, что будет лучше заводить товар в килограммах, изменил фасовку, но не изменил вес товара. В итоге в систему поступило 2 кг маслин, вместо 1,1 кг. В итоге уменьшилась себестоимость товара, а в будущем склад выявит недостачу. Неправильно рассчитанная себестоимость снизит прибыль, так как наценка будет рассчитана по ошибочным значениям себестоимости.

Для профилактики ошибки советуем регулярно проводить инвентаризацию остатков на складе и следить за отчетом об изменении себестоимости. При выявлении ошибок в накладных необходимо производить корректировку документа.

Ошибки при составлении технологических карт

В технико-технологической карте (ТТК) задается состав блюда, технология приготовления, норма закладки и фиксируется акт его проработки. На основании указанных значений норм закладки будет происходить списание ингредиентов на приготовление блюда.

По умолчанию в техкарте значение нормы закладки равно 1, то есть расчеты производятся для одной базовой единицы измерения. Если указанное количество ингредиентов рассчитано для большего количества порций, необходимо изменить значение нормы закладки.

Часто про норму закладки вообще забывают, и в итоге списывается неправильное количество ингредиентов. Это приводит к недостачам и излишкам на складе и увеличению себестоимости.

Чтобы не допускать такую ошибку, необходимо всегда проверять норму закладки, если техкарта составлена не на один килограмм или порцию.

Не указывается процент потерь в техкартах

Потери продуктов при обработке тоже учитываются и отображаются в техкартах. Причем указываются потери по каждому ингредиенту с учетом вида обработки (жарка, варка, разморозка и т.д.)

В техкартах все ингредиенты указываются неочищенными и без обработки (брутто). Потери указываются для холодной и горячей обработки отдельно. Они нужны, чтобы понимать среднее значение потерь на кухне, для расчета выхода продукта (точный вес заготовки или блюда), а также для получения точного расчета калорийности.

Калорийность рассчитывается на вкладке Пищевая ценность. Для ее расчета нужно указать потери при горячей и холодной обработке и способ приготовления.

Неправильно указан метод списания ингредиентов в ТТК

Свои техкарты есть у блюд, заготовок и модификаторов. По нормам закладки, указанным в ТТК, списываются ингредиенты со склада.

Виды списаний:

• списание ингредиентов: ингредиенты, использованные при приготовлении блюда, спишутся только после его продажи. При этом методе списания количество блюд и заготовок не учитывается, а вся аналитика по количеству проданных блюд будет доступна только после продажи.
• списание готового блюда: используется, если нужен учет готовых блюд или изделий. В этом случае ингредиенты списываются со склада для приготовления, а затем готовое блюдо поступает на склад и списывается после продажи.

При использовании второго варианта списания часто забывают создать акт приготовления. В итоге блюдо приготовлено, ингредиенты списаны, а остаток у готового блюда не увеличился, что приводит к появлению минусовых остатков.

Чтобы избежать возникновение такой ситуации, нужно правильно указывать способ списания и не забывать создавать акты приготовления, если нужен учет готовых блюд.

Ошибки при инвентаризации

Во время инвентаризации часто возникают ошибки с фасовками. В документ инвентаризации можно заводить продукт в базовых единицах или в фасовках.

Например, маслины учитываются в кг, и в документ инвентаризации нужно заводить остатки в кг.

В зависимости от того, как маслины хранятся на складе, их могли завести в документ в штуках. Ошибка возникает, если вес в фасовке установили (например, 1 шт. равна 720 гр.), но не изменили значения в базовых единицах. В результате расхождения возникают уже сразу после проведения инвентаризации.

Если в документе инвентаризации нужно указать товар в штуках, а базовая единица отличается (например, килограммы или граммы), то нужно обязательно указывать количество штук в графе Тара. Это нужно для того, чтобы программа сама пересчитала вес в базовых единицах.

Чтобы не допустить такую ошибку, важно следить за тем, что принято за базовую единицу для продукта, и в каких единицах товар заносится в документ.

Не ведется списание брака и испортившихся продуктов

Во время приемки товара не всегда получается отследить качество продуктов. На дне ящика могут оказаться подгнившие овощи или зелень уже начинает увядать. Весь брак нужно не принимать и возвращать поставщику.

Такие товары будут находиться на остатках, но отпускать их в производство нельзя. Их нужно списывать, чтобы учет был более точным.

Акты списания помогают понять причины потерь и усилить контроль за проблемными зонами. Нужно учитывать всю порчу в торговой точке и вовремя ее списывать, чтобы она не попала в производство. Неправильные остатки также повлияют на заказ у поставщика, из-за чего возрастает вероятность, что каких-то продуктов не хватит.

Мы рассмотрели популярные ошибки складского учета в iiko. Если вы сомневаетесь в правильности ведения учета в вашем заведении, оставляйте заявку. Специалисты ДЕНВИК проведут бесплатный аудит складского учета, который вы ведете в iiko, и подготовят рекомендации по улучшению.